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行政秘书怎样做好会议记录

时间:2017-10-01 17:17  来源:未知  作者:admin

  认真细致的准备工作是做好会议记录的重要保障。会前,记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况、会议决议等做到心中有数。

  会议记录通常采用现场文字记录(或电脑记录)和录音(或)记录相结合的方式,一方面可以确保记录内容的全面、准确;一方面也对有关准备工作提出了较高要求。

  对此,记录人应养成一种职业习惯:提前到达会场、提前调试记录设备,避免因准备不足而影响会议记录效果。

  一份完整的会议记录,除了会议主要内容外,还应包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题等要素。会议记录的目的,就是要记载会议召开时的情景,以便日后查阅。这就要求会议记录必须真实,不能夹杂个人观点,更不能有意增减发言内容。要尽量将发言人所说内容全部记录下来,保持语言的原汁原味。

  会上记录的内容只是一个草稿,会议结束后,须在草稿基础上尽快整理成要素完整、文通字顺、格式规范的会议记录。

  在此过程中应注意以下几点:一是对记录内容查漏补缺。根据会议录音等对记录文稿进行核对,对遗漏内容进行补充,对记录有误处加以修正。二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实。对个别无法确定的专有名词,应根据录音记录,标注拼音。三是对记录文稿进行全面整理。在不影响记录真实性、完整性的前提下对文稿内容进行适当整合,确保记录体例的规范统一。会议记录经有关部门审批后,应及时归档留存。

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